月別の領収書PDFを1冊にまとめる方法

最終更新: 2026年6月15日

個人事業主・フリーランスにとって、電子取引で受領した領収書PDFの管理は確定申告の負担に直結します。1取引1ファイルのままだと、月の終わりに数十〜数百ファイルが散らばり、後から探すのも一苦労。月別に1つのPDFにまとめておくと、会計ソフトへの添付・取引先別の整理・確定申告時の保管が格段に楽になります。この記事では、令和6年（2024年）1月から完全義務化された電子帳簿保存法の電子取引データ保存に対応した、現実的な整理術を解説します。

電子帳簿保存法のおさらい

電子帳簿保存法では、メール添付・クラウドダウンロード等で電子的に受領した取引情報を、原則として「電子データのまま」保存することが義務付けられています。紙に印刷して保存する方法は原則認められなくなりました（一部の中小規模事業者には宥恕措置がありますが、令和6年からは原則として電子保存）。保存要件には「真実性の確保（タイムスタンプ等）」「可視性の確保（検索要件）」が含まれます。検索要件として「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目で検索できる状態が求められます（売上1,000万円以下等の小規模事業者は条件緩和あり）。

ファイル名・命名規則

検索要件を満たすために、ファイル名に「取引年月日・取引金額・取引先」を入れる運用がおすすめです。例：「20260615_50000_アマゾン.pdf」のような形式。月別にまとめたPDFのファイル名は「202606_領収書一式_フリーランス田中.pdf」のように「年月_用途_氏名」の順にしておくと、Windowsエクスプローラ・Macファインダ・クラウドストレージで時系列にソートできます。本ツールで結合した直後は merged.pdf という名前なので、ダウンロード後すぐに名前を変えるのを忘れないようにしましょう。

月別1ファイル化の手順

月初に「2026年06月_領収書」のようなフォルダを作り、その月に受領した領収書PDFをすべてそのフォルダに保存していきます。Amazon・楽天・Adobe・Microsoft 365・各種SaaSから来た領収書PDFは、メールから直接ダウンロード→該当フォルダへ。
月末（または翌月初）に、本ツール（PDF結合）を開き、フォルダ内のPDFをすべてドロップ。
並び順は「取引日付の昇順」または「取引先名のあいうえお順」のどちらでも。後で目視確認するときに自分が見やすい順を選びます。
「この順番で結合してダウンロード」を押し、merged.pdf を「202606_領収書一式_氏名.pdf」のような名前に変更。
会計ソフト（freee/マネーフォワード/弥生）の取引明細に「証憑添付」として1ファイルでアップロード。または、税務調査時に提示できるよう、外付けSSDやクラウドストレージにバックアップ保管します。

元の個別ファイルも残しておく

月別1ファイル化したあとも、元の個別PDFは消さずに残しておくことを強くおすすめします。理由は2つ。1つは、検索要件として「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態が求められるため、個別ファイル名で検索可能な状態を残しておく方が安全。2つ目は、税務調査で特定の領収書のみ提示を求められた場合、結合PDFの該当ページだけを切り出すより、元の個別PDFをそのまま見せた方が早いからです。月別ファイルは「閲覧用」、個別ファイルは「証拠原本」と役割を分けておくと、運用が安定します。

クラウド保管の注意点

Googleドライブ・iCloud Drive・Dropbox等のクラウドストレージに保管する場合、「日本国内のサーバーに保管」「タイムスタンプ機能対応」かどうかを確認しましょう。電子帳簿保存法の真実性確保の要件は、タイムスタンプ付与・改ざん防止機能のあるシステムで満たすのが現実的です。本ツールはタイムスタンプを付与しないので、本ツールで結合したPDFは「検索性向上のための整理用」と位置づけ、証拠としての保存は専用ストレージ（タイムスタンプ対応の会計ソフト・電子帳簿保存法対応のクラウド）に任せるのが安全です。