メール添付の画像をPDFにまとめる理由

主要メールサービスのサイズ制限

• Gmail：1通あたり添付25MB。超過時はGoogleドライブ経由のリンク送信になる。
• Outlook.com：1通あたり添付20MB。超過時はOneDriveリンク送信。
• Microsoft 365（Exchange Online）：初期値35MB、管理者設定で最大150MBまで拡大可能。ただし送信元と受信先の双方の上限のうち小さい方が適用される。
• iCloudメール：添付20MB。Mail Dropで最大5GBまで一時リンク送信可能。
• Yahoo!メール：添付25MB（プレミアム会員は50MB）。

実務的な感覚としては、送信時上限が25MBあっても受信側のサーバー上限が10MBに絞られているケースがあり、25MBギリギリで送ると相手のメールサーバーで弾かれます。10MB以下に収めるのが安全圏です。

画像を直接添付するときの3つの問題

1. 受信箱で散らかる。5枚分のサムネイルがメール本文の下に並び、受信者は順番が把握できない。
2. 転送時に欠落する。Outlook→Gmail転送やSlack/Teamsへの転送で添付の一部が落ちることがある。PDF1ファイルなら必ず一緒に転送される。
3. 整理しづらい。受信者がフォルダ保存するとき、5枚バラバラだと「あの案件のスクショ」を1単位で扱えない。

PDFにまとめてから送るメリット

• 1ファイルなので確実に全部届く。
• ページ順が固定されているので読み順を相手に強制できる（手順説明やバグ報告に有効）。
• 受信者は1ファイル単位でアーカイブでき、Slack/Teams/Notion等への共有も1ステップ。
• JPGの中身を直接埋め込むので、圧縮しても画質が保たれる（pdf-libのembedJpgは再エンコードしない）。

手順

1. スマホ撮影画像のうちHEICがあれば、HEIC→JPG変換でJPGに直す。
2. 1枚3MBを超えていたら、画像圧縮で長辺1600px・80%圧縮にする。
3. 画像→PDF変換で1ファイル化。並び順を整えて「この順番でPDFにする」を押す。
4. ファイル名を 20260615_report_yamada.pdf のような日付_用件_氏名に変えてメール添付。

Slack/Teams転送の注意点

Slackは1ファイル最大1GB、Teamsは2GBまで対応していますが、相手のチャネル設定や組織のセキュリティポリシーでサイズ制限が掛かっていることがあります。PDF1ファイルにまとめておけば、Slack共有のリンクが1本で済み、Teamsの「ファイル」タブにもまとまって表示されるため、後から検索しやすくなります。

添付ファイル整理のコツ

• PDFのファイル名は半角英数＋アンダースコア区切り（メールサーバーによっては日本語名が文字化けする）
• 同じ案件は連番を付けて整理（20260615_report_yamada_v01.pdf）
• 機微情報を含むPDFはパスワード保護機能のあるストレージ（GoogleドライブやOneDrive）経由で共有

関連ツール

• 画像→PDF変換（本体）
• HEIC→JPG変換
• 画像圧縮
• PDF結合（既存PDFを後から追加するとき）