経費精算でPDF提出するときの作り方

経費精算システムから「領収書はPDFで提出してください」と言われたとき、スマホで撮った写真をどうやって1つのPDFにまとめるか。A4縦に統一する理由、ファイル名のつけ方、提出前の最終チェックまで実例付きで解説します。

よくある経費精算の「PDF1ファイル」指定

freee／マネーフォワード／楽楽精算／ジョブカン経費／概算経費の各システムでは、領収書添付欄に「PDF1ファイル」「JPGかPDF」「PDF推奨」と書かれていることが多いです。スマホで撮影したJPGを1枚ずつアップロードするのも可能ですが、月末まとめて10件を一気に処理するときは、関連する領収書を1つのPDFにまとめてから上げるのが圧倒的に楽です。

手順：スマホ撮影〜PDF提出までの5ステップ

領収書をスマホで撮る。明るい場所、紙の全体が画面に収まる距離、上下逆さまにならない向きで撮影します。
必要ならHEIC→JPGに変換。iPhoneの初期設定はHEIC形式で、本ツールでは読み込めません。HEIC→JPG変換でJPGに直してから取り込みます。
枚数が多いなら容量を落とす。1枚3MB×10枚で30MBになるとメール送信もアップロードも重いので、画像圧縮で長辺1600px・80%圧縮にすると合計2〜3MBに収まります。
画像→PDF変換で1ファイル化。日付順にドラッグ＆ドロップ、↑↓で並びを整え、「この順番でPDFにする」を押します。A4縦1枚＝領収書1枚で出力されます。
ファイル名をリネームしてアップロード。images.pdf のままだと提出先で混乱するので、2026-06_keihi_yamada.pdf のように年月_用途_氏名に変えてから送ります。

A4縦に統一する理由

日本の経費精算システムや会計事務所が想定しているのはA4縦の紙です。経理担当者が画面で確認するときも、必要なら印刷するときも、A4縦に揃っていると視線移動が一定でレビューが早く終わります。本ツールは出力をA4縦に固定しているので、スマホで縦撮りした領収書も横撮りした名刺もすべてA4縦の同じレイアウトで揃います。

ファイル名規則（推奨）

経費精算システム側でファイル名がそのまま証憑番号になるケースがあるので、半角英数で短く・意味が伝わるように付けます。日付はハイフン区切りのYYYY-MMが並び替えしやすく無難です。

2026-06_keihi_yamada.pdf（2026年6月分・経費・山田）
2026-06-15_kotsuhi.pdf（2026年6月15日・交通費）
2026Q2_kaigihi.pdf（2026年第2四半期・会議費）

提出前の最終チェックリスト

領収書の日付・金額・店名が画面で読めるか
並び順が日付順（昇順）になっているか
1ファイル合計がメール添付サイズ上限（Gmail 25MB／Outlook 20MB）以内か
ファイル名が 年月_用途_氏名 規則に従っているか
個人情報（クレカ番号、口座番号など）が写り込んでいないか

スキャナを使う代替案

月100枚以上をPDF化する人は、コンビニの複合機（ファミマ・セブン・ローソン）でスキャン→USBメモリ保存→PCで結合という流れも選択肢になります。ただし1回30円×複数枚で時間と費用がかかるため、スマホ撮影＋本ツールで端末内処理する方が現実的です。