複合機スキャンPDFを1ページずつZIPで仕分け

最終更新: 2026年6月15日

オフィスや病院の複合機（リコー、キヤノン、富士フイルムBI、シャープ、コニカミノルタなど）で書類をまとめスキャンすると、1つのPDFに20〜50ページが束ねられた状態でメール添付されてきます。これを1枚1ファイルに分けて、誰がどの書類を担当するか割り振りたい場面は、経理・総務・人事・不動産・医療現場でよくあります。

この記事では、まとめスキャンPDFを1ページずつのPDFに分解し、ZIPで一括ダウンロードして共有する手順を解説します。クラウドサービスにアップロードせず、すべて端末内で処理する方法に絞ります。

想定シーン

経理：月末に従業員から提出された30枚の領収書をまとめスキャン→1枚ずつ仕分けて取引先・科目別に保管。
総務・人事：新入社員5名分の入社書類（履歴書・住民票・源泉徴収票・通帳コピー）をまとめスキャン→個人別フォルダに振り分け。
不動産：賃貸契約の必要書類一式（本人確認書類・住民票・収入証明・連帯保証人書類）を1束でスキャン→契約者別に整理。
医療事務：来院患者の問診票・同意書・保険証コピーをまとめスキャン→患者ID別に振り分け。
士業：顧問先から預かった月次の通帳・領収書を一括スキャン→取引先別に仕分けて会計ソフトに添付。

複合機側の設定

複合機でまとめスキャンする際、後の仕分け作業を楽にする設定があります。

解像度は200〜300dpi：小さな文字を読む必要がない領収書は200dpiで十分。300dpiにするとファイルサイズが約2倍になります。
カラーモード：文字主体の書類は「白黒2値」または「グレースケール」。カラー印鑑や写真がある書類は「フルカラー」。混在する場合は自動判別を選ぶと省サイズです。
PDF/Aは避ける：長期保存用のPDF/A形式はファイルサイズが大きく、編集も難しくなります。一般用途では通常PDFで十分です。
原稿サイズ自動検知ON：A4とB5が混じった原稿でも自動判別してくれます。
「ジョブを分ける」設定はOFFのまま：ここでファイルを分けてしまうと、後の仕分けで二重作業になります。1ファイルにまとめて出力し、後段で分割する運用が効率的です。

分割後のファイル名

PDF分割の「1ページずつバラす」モードを使うと、出力PDFのファイル名には自動でページ番号が付きます（例：scan-001.pdf, scan-002.pdf, ...）。ZIPを展開した後、Windowsならエクスプローラの一括リネーム機能、macなら Finder の「項目の名前を変更」で取引先名や担当者名に付け替えると後の検索が楽です。

電子帳簿保存法の要件で「取引年月日・取引金額・取引先」を検索できる必要がある場合、ファイル名に20260615_50000_株式会社○○.pdfの形式で入れておくと、検索要件を満たせます（詳しくは国税庁の電帳法ガイドラインを参照）。

ZIPファイルの取り扱い

ダウンロードしたZIPファイルは、Windowsなら右クリック→「すべて展開」、macならダブルクリックで展開できます。展開先のフォルダ名は分割した日時を含めておくと、再分割が必要になったときに迷いません。

ZIPに50ファイル以上が含まれる場合、Windowsエクスプローラのプレビュー機能で1枚ずつサムネイル確認しながら振り分けると、開いて閉じるの繰り返しを避けられます。macなら「クイックルック」（スペースキー）が同じ役割を果たします。

クラウド共有時の注意

分割後のPDFをGoogleドライブ・Dropbox・OneDriveで共有する場合、リンク共有の権限を「特定の人のみ」に設定します。フォルダ単位で権限を統一しておくと、誤って外部に共有することを防げます。

個人情報を含む書類（マイナンバー記載・健康保険証・通帳）は、社内ストレージ→端末→クラウドの順で管理することを推奨。マイナンバー法ガイドラインでは、特定個人情報の取扱事業者は安全管理措置（技術的・物理的）を義務付けられているため、安易なクラウド送信は避けます。