送別会の幹事｜1人いくら集める？端数切り上げと現金集金の段取り

最終更新: 2026年6月16日

部署の送別会を任された幹事が一番悩むのが「1人いくら集めればよいか」と「端数をどう処理するか」です。コース料金＋飲み放題＋花束＋プレゼント代を合計しても、人数で割ると3,967円のような半端な数字になり、現金で集める飲み会の場では困ります。この記事では、500円・1,000円単位への切り上げ計算、幹事が差額を被るか・割り引くかの判断、当日の集金フロー、出席者キャンセル時の精算ルールまで整理します。

送別会の会費を構成する5項目

送別会の合計金額は以下5項目を積み上げて決めます。お店の料金だけでなく、花束・プレゼント・サプライズ演出を見落とすと、当日「実は4,000円足りない…」となります。

コース料金：飲食店のコース1人◯,◯◯◯円。8名以上は事前予約が無難。土日祝・年度末（3月）は予算1,000円増しで考えると見積もりに余裕が出ます。
飲み放題：コースに込みか別建てか。「2時間飲み放題＋1,500円」のような追加が多い。延長は30分500円が相場。
花束代：5,000〜10,000円が定番。退職者の場合は1万円超もあります。花屋に「予算と渡す相手の年代・性別」を伝えて任せると失敗しません。
プレゼント代：手紙・色紙・カタログギフトなど。1人500〜1,000円積み上げで2〜3万円規模になる場合も。
幹事の予備費：釣り銭・延長料金・追加注文の調整用に3,000〜5,000円残しておきます。

端数を500円単位に切り上げる手順

割り勘計算に合計金額（例: 47,600円）と人数（例: 12人）を入力。
「1人分の単位」を500円に設定。1人あたり4,000円（単純割り3,966.67円→切り上げ）と算出されます。
全員から4,000円集めると48,000円。合計47,600円より400円多く集まる。幹事1人だけ3,600円にすると、ぴったり47,600円になります。
本人（送別される人）から会費を取らない場合、その分を残り11人で割り直す必要があります。送別会では本人分を別建てで上乗せするのが慣習です。

幹事の負担を減らすコツ

差額を幹事が負担するか、割り引かれるか：切り上げで多く集まった分（例: 400円）を「幹事の取り分」にする運用なら、幹事だけ4,000円を払えばOK。一方「ぴったり集める」運用なら、幹事だけ3,600円に減額します。どちらにするかは社内文化次第ですが、近年は「端数は幹事の手間賃」として後者を選ばないケースも増えています。
事前申告制にする：「出席＝4,000円徴収」を最初のメッセージに明記。当日「やっぱり払えない」を防げます。
釣り銭は事前準備：幹事が前日に銀行ATMで1,000円札・500円玉を多めに用意。当日「お釣りない」を防ぎます。
キャンセル時のルール：当日キャンセルは満額徴収（コース予約済のため）。3日前までならキャンセル料なしを案内に明記。

「集金額が大きいけど贈与税は大丈夫？」

参加者15人で1人5,000円集めて7.5万円、これに送別される人へのプレゼント代として別途3万円集めて合計10.5万円。「贈与税の心配は？」と気にする幹事もいますが、結論から言うと送別会の集金で贈与税はかかりません。

国税庁タックスアンサーNo.4405「贈与税がかからない場合」によれば、「個人から受ける香典、花輪代、年末年始の贈答、祝物または見舞いなどのための金品で、社会通念上相当と認められるもの」は贈与税の対象外です。送別会の会費・花束・餞別もこの「社交上必要な贈与」に該当します。

さらに国税庁No.4402「贈与税の計算と税率」の通り、暦年贈与は年110万円までの基礎控除があり、それ以下なら申告も不要。会社の送別会で1人5,000〜10,000円規模の集金が110万円を超えることはまずありません。

現金 vs PayPay/LINE Pay集金

最近はPayPay送金・LINE Pay送金で会費を集める幹事も増えました。それぞれの長所短所は以下の通り。

現金集金：釣り銭が必要だが、その場で完結。年配の出席者も困らない。お店の支払いに直接使える。
PayPay送金：QRコードで一斉送金リクエスト可。釣り銭不要。ただし全員がPayPayを使えるとは限らず、銀行口座への引き出しに手数料がかかる場合あり。
LINE Pay送金：2025年4月でLINE Pay新規サービスは終了、PayPayに統合移行されました。新規のグループ集金には使えません。
銀行振込：法人間の支払いには使えるが、個人間の少額（5,000円規模）には振込手数料が割高で不向き。