電子帳簿保存法の電子取引データ保存｜2024年1月本格運用後の検索要件・改ざん防止

電子帳簿保存法の3つの区分

電帳法は保存対象に応じて3つの区分に分かれます。

1. 電子帳簿等保存：自社作成の帳簿・決算関係書類を電子のまま保存（任意）
2. スキャナ保存：紙で受領した請求書・領収書をスキャンして保存（任意）
3. 電子取引データ保存：メール・EDI・クラウドサービス等で授受した電子データを保存（義務）

このうち電子取引データ保存は2022年1月から義務化され、2024年1月から本格運用が始まっています。 領収書・請求書・契約書をPDFやメール添付で授受した場合、原則として電子のまま保存しなければなりません。

電子取引データに該当するもの

• メール添付で受領したPDFの領収書・請求書
• クラウド請求書サービス（マネーフォワード・freee・楽楽明細など）で発行・受領した請求書
• EDIシステムで授受した取引データ
• ECサイト（Amazon・楽天・Yahoo!ショッピング等）の購入履歴・領収書
• クレジットカード明細をWeb経由でダウンロードしたもの
• FAXをPDF化してメール送信したもの
• SMSやチャットツールで受領した取引情報

電子取引データ保存の3つの要件

電帳法施行規則第4条第1項により、以下の3つの要件を満たして保存する必要があります。

1. 真実性の確保（改ざん防止措置）

以下のいずれかを満たす必要があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを授受する
• 授受後速やかに（おおむね2か月＋7営業日以内に）タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムで授受・保存する
• 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する（中小企業に多い対応）

2. 可視性の確保（ディスプレイ・プリンタの備付け）

• 保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンタおよびこれらの操作説明書を備え付ける
• 速やかに出力できるようにする

3. 検索機能の確保

• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる
• 日付・金額の範囲指定検索ができる
• 2つ以上の任意の項目を組み合わせた検索ができる

ただし、税務調査時にデータのダウンロード提示を求められたら応じる場合は、範囲指定・項目組み合わせ検索の要件が緩和されます。 また基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下の小規模事業者は、ダウンロード提示に応じる場合に限り検索機能の確保が不要になります。

ファイル命名規則による検索要件の対応

専用システムを導入しなくても、ファイル名に「日付＋金額＋取引先」を含めて命名し、Excelで一覧管理する方法でも検索要件を満たせます。

例：20260620_50000_株式会社サンプル.pdf のように命名し、専用フォルダに保存します。 国税庁の一問一答（電子取引関係）でも、ファイル名による検索が認められています。

2024年1月以降の猶予措置

2024年1月の本格運用にあたり、以下の猶予措置が設けられています。

• 所轄税務署長が相当の理由があると認めた場合、検索機能・改ざん防止要件を満たさなくても、書面の提示・データのダウンロード提示に応じることで保存を認める
• 事前申請は不要（税務調査時に「相当の理由」を主観的に判断）
• 「相当の理由」には、システム導入が間に合わない・ファイル管理体制が整わない等の事情を含む

ただし猶予措置はあくまで暫定的な扱いです。電子のまま保存し、ダウンロードに応じる体制を整えれば誰でも適用できますが、原則的な要件（改ざん防止・可視性・検索）を満たすほうが将来的に安全です。

紙保存は原則認められない（重要）

2022年1月改正前は、電子で受領したものを印刷して紙で保存することが認められていました。 しかし2022年1月改正以降、電子取引データを紙のみで保存することは原則として認められていません。 猶予措置を適用する場合でも、電子データの保存は必須で、紙はあくまで「ダウンロード提示と併せた補助」として扱われます。

保存期間

• 個人事業主（青色申告）：7年間
• 個人事業主（白色申告）：5年間
• 法人：7年間（一定の繰越欠損金がある場合は10年間）

保存期間中はデータの可視性・検索性を維持する必要があります。 特に法人で10年間の保存が必要な場合は、ストレージの寿命・クラウドサービスの継続性に注意してください。

違反時のペナルティ

電子取引データ保存義務に違反した場合、以下のペナルティがあります。

• 青色申告の取消：電子取引データを適切に保存しないと、青色申告の承認が取り消される可能性
• 重加算税の加重：電子取引データの隠蔽・仮装があった場合、通常の重加算税（35%）が10%加重され45%になる（電帳法第8条第5項）
• 仕入税額控除の否認：インボイス制度の登録番号付き領収書が電子取引で授受された場合、電子保存していないと仕入税額控除が否認されるリスク

実務対応のステップ

1. 電子取引データに該当するものを洗い出す（メール添付・クラウド明細・ECサイト等）
2. 保存場所を決める（自社サーバー・クラウドストレージ・専用システム）
3. ファイル命名規則を統一する（日付＋金額＋取引先）
4. 改ざん防止措置を選ぶ（タイムスタンプ・訂正削除規程など）
5. 事務処理規程を策定する（雛形は国税庁HPで公開）
6. 従業員に周知する（メール添付のPDFを紙印刷だけで済ませない）

関連ツール

領収書作成ツールで発行したPDFは、ファイル名を「日付＋金額＋取引先」形式に変更して保存することで電子帳簿保存法の検索要件に対応できます。請求書作成ツールも同様の運用が可能です。