PDF送付状をメール送付するときの電帳法対応とファイル命名規則

PDFにした送付状を取引先へメール添付で送ると、電子帳簿保存法（電帳法）の「電子取引」に該当します。猶予措置は2024年1月で終了し、2026年現在は3要件（真実性・可視性・検索機能）の保存が完全義務化されています。本記事では実務上の運用ポイントを整理します。

1. 電子取引に該当するもの

次のいずれかで授受した取引情報（送付状・請求書・領収書・契約書など）は電子取引です。

• メール添付（PDF・Excel・Wordいずれも対象）
• クラウドサービス（freee・マネーフォワード・楽楽明細など）
• EDI取引
• ペーパーレスFAX
• 取引先サイトからのダウンロード（請求書PDFを取引先ポータルから取得した場合等）

紙で送ったものをスキャンしただけのデータはスキャナ保存（別ルール）です。

2. 要件①：真実性

改ざんを防ぐ仕組みを、次のいずれかの方法で確保します。

• タイムスタンプ付きで授受する（取引先側の対応が必要）
• 受領後すみやかにタイムスタンプを付与する
• 訂正削除の履歴が残るシステム（JIIMA認証ソフト等）に保存する
• 事務処理規程を整備・運用する（中小事業者で最も多い選択）

事務処理規程は国税庁が雛形を公開しています。「電子取引データの取扱規程」として、訂正削除のルールと記録方法を社内で定めれば足ります。

3. 要件②：可視性

税務調査時、整然と表示できる状態を保ちます。

• ディスプレイ・プリンタ・操作説明書を備える
• PDFビューアで14インチ以上のディスプレイ表示が想定される
• システム概要書（市販ソフトの場合は操作マニュアルで代替可）

実務的には、PDFファイルと普通のPCがあれば満たせます。

4. 要件③：検索機能

次の3条件で検索できる必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先名

JIIMA認証ソフトを使えば自動でメタデータが付与されます。ソフトを使わず Excel + フォルダ管理する場合は、ファイル命名規則と索引簿（Excel）で対応します。

※ 売上1,000万円以下の事業者は検索機能不要（税務調査時にダウンロード提示できればOK、2024年改正で恒久化）。

5. ファイル命名規則（おすすめ）

国税庁の雛形に沿った命名例：

• 20260620_株式会社A商事_550000_送付状.pdf
• [YYYYMMDD]_[取引先]_[金額]_[書類種別].pdf

取引先名は表記揺れを避けるため社内マスタで統一します（「(株)」「株式会社」を混在させない）。

6. フォルダ構成

年度別→月別→取引先別が標準です。

/電子取引/
  /2026/
    /06/
      /株式会社A商事/
        20260620_株式会社A商事_550000_送付状.pdf
        20260620_株式会社A商事_550000_請求書.pdf
      /B株式会社/
        20260618_B株式会社_330000_送付状.pdf
    /07/
      ...

バックアップは外付けHDDまたはクラウド（Google Drive・OneDrive）の2重化推奨。

7. JIIMA認証ソフト

運用負荷を下げたい場合、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証を受けた電子取引ソフトを使います。代表例：

• 楽楽明細／楽楽電子保存（ラクス）
• freee 電子帳簿保存
• マネーフォワード クラウド債務支払／クラウドBox
• invox電子帳簿保存（Deepwork）
• BConnectionデジタルトレード（NTTコミュニケーションズ）

月額数千円〜。タイムスタンプ・訂正削除履歴・自動検索メタデータが標準装備です。

8. よくある誤解

• 「PDFを印刷して紙保存すればOK」→ NG。電子取引は電子のまま保存必須
• 「メールアカウントに残しておけばOK」→ NG。検索3条件を満たさない
• 「送付状は必須書類ではないから保存不要」→ NG。電子取引データはすべて対象
• 「個人事業主は対象外」→ NG。所得税・法人税の申告者すべて対象