電子帳簿保存法の3区分
国税庁「電子帳簿保存法の概要」によると、電帳法は保存方法ごとに3つの区分に分かれます。
| 区分 | 対象 | 主な要件 | 義務／任意 |
|---|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で電子的に作成・保存する帳簿書類 | システム関係書類の備付・ディスプレイ・検索機能（優良帳簿のみ） | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受領した取引関係書類をスキャンして保存 | 解像度200dpi以上・カラー（一部白黒可）・タイムスタンプ・検索機能 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | メール・EDI・クラウド等で電子的にやり取りした書類 | 真実性確保＋可視性確保＋検索機能 | 義務（令和6年1月〜） |
PDF納品書をメールで送受信したケースは「電子取引データ保存」に該当し、令和6年1月以降は印刷保存が認められず、電子データのまま保存することが義務化されています。
電子取引データ保存の3要件
電子取引データ保存では、次の3つの要件を満たす必要があります。
① 真実性の確保
データの改ざんを防ぐ仕組みのこと。次の4つの方法から1つ以上を選びます。
- タイムスタンプを付与した電子データの授受
- 受領後速やかにタイムスタンプを付与
- データの訂正削除を記録または禁止できるシステムでの授受・保存
- 正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付け運用
中小企業や個人事業主が現実的に選びやすいのは4つめの「事務処理規程」。国税庁が雛形を公開しており、社内で電子取引データの取り扱いルールを定めて運用することで真実性を確保したとみなされます。雛形のままで構わないので、必ず備え付けておくこと。
② 可視性の確保
税務職員等の求めに応じて、保存データを画面・書面で速やかに表示・印刷できる状態にしておくこと。具体的には:
- ディスプレイ・プリンタおよび操作マニュアル等の備付
- 整然とした形式と明瞭な状態で、出力できること
- システム概要書（自社開発システムを使う場合）
一般的なPCとPDFビューア・プリンタがあれば、ハードウェアの要件は満たせます。クラウドストレージ（Google Drive・Dropbox等）に保存する場合も、出力すれば紙に印刷できる状態であれば可視性要件はクリアです。
③ 検索機能の確保
税務調査時に求められたデータを素早く取り出せるよう、次の3つの検索が可能になっていること:
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
検索機能を満たす方法は3パターン:
- ファイル名で検索可能にする：「20260619_株式会社サンプル_50000.pdf」のように、日付＋取引先＋金額をファイル名に入れる
- 索引簿（Excel等）を作る：日付・取引先・金額・ファイル名を一覧にした索引簿を別途用意する
- 専用システムを使う：日付・取引先・金額で検索可能な会計ソフトや電帳法対応ストレージを使う
基準期間（2期前）の売上高が5000万円以下の事業者で、税務職員の求めに応じてダウンロードに応じられる場合は、検索機能の要件は不要となる猶予措置があります。中小規模なら検索機能なしで運用しても問題ありません。
令和6年1月の義務化と経緯
電子取引データ保存は当初、平成10年から「任意」の制度として運用されていましたが、令和3年度税制改正で令和4年1月から「義務化」される予定でした。直前の準備不足を受けて令和3年12月に2年間の宥恕措置が設けられ、令和5年12月までは紙印刷保存も認められました。
令和6年1月以降は「相当の理由」がある場合に限り、紙印刷保存と電子データ保存の併用が認められる新しい猶予措置に切り替わりました。実質的な義務化と捉えて、メール添付PDFの納品書は電子で保存する運用に切り替えるのが安全です。
保存期間と保存場所
- 法人：原則7年間（青色申告の欠損金が出た事業年度は10年間）
- 個人事業主：原則7年間（白色申告は5年間）
- 消費税の課税事業者：仕入税額控除関係は7年間
保存場所は事業所内のローカルストレージ、社内サーバー、クラウドのいずれも可。重要なのは「税務調査時に即時に出力できる状態」を保つこと。長期間アクセスしないクラウドストレージはアカウント停止・サービス終了のリスクがあるため、定期的にバックアップを取っておくと安全です。
納品書の電子取引パターン別の対応
| パターン | 該当区分 | 対応 |
|---|---|---|
| PDF納品書をメール添付で受領 | 電子取引データ保存 | 3要件を満たして電子保存（義務） |
| EDIシステムで納品書データを受領 | 電子取引データ保存 | 3要件を満たして電子保存（義務） |
| クラウドサービスで納品書を授受 | 電子取引データ保存 | 3要件を満たして電子保存（義務） |
| 紙の納品書を受領 | 紙保存 or スキャナ保存（任意） | 原本7年保存 or スキャナ保存要件を満たして電子化 |
| 本ツール等で発行した納品書を印刷して郵送 | 紙書類の控え | 控えを7年保存（紙 or PDF） |
| 本ツール等で発行したPDF納品書をメール送付 | 電子取引データ保存（自社控え） | 3要件を満たして電子保存（義務） |
具体的なフォルダ・ファイル命名例
検索要件をファイル名で満たす場合のサンプル:
- 取引種別フォルダ（請求書／納品書／領収書）で分ける
- 事業年度ごとのサブフォルダ（2026/）
- ファイル名「日付_取引先名_金額_書類名.pdf」
例：2026/06_納品書/20260619_株式会社サンプル_55000_納品書.pdf
OSの全文検索（macのSpotlight・WindowsのExplorer検索）で「20260619」「サンプル」「55000」のいずれでもヒットすれば検索要件をクリア。ファイル名のフォーマットを社内で統一しておくのがポイントです。
事務処理規程の備付
真実性確保で「事務処理規程」を選ぶ場合、国税庁の雛形をベースに次の項目を盛り込みます:
- 目的・適用範囲
- 取り扱う電子取引データの種類（PDF納品書・PDF請求書・受発注メール等）
- データの保存場所・保存期間
- 訂正・削除のルール（原則禁止／例外の場合の手続）
- 担当者・責任者
国税庁ホームページの「参考資料」セクションから雛形（Word形式）がダウンロード可能。事業形態に合わせて修正し、印刷して事業所内に備え付けておきます。
関連ツール
納品書の作成・印刷で電帳法に対応したPDF納品書を作り、命名規則に従ってクラウドに保存すれば、電子取引データ保存の3要件をシンプルに満たせます。